Граница проекта

Управление содержанием проекта

Граница проекта

проекта – это то, что проект включает в себя, и в чем он состоит. Управление содержанием проекта – достаточно большая область знаний, владея которыми Руководитель проекта определяет, что входит в проект и что остается за его рамками.

проекта – это наличие в проекте тех работ, которые необходимо выполнить, для того, чтобы получить желаемый результат.

Таким образом, содержанием нужно управлять и контролировать его на протяжении всего жизненного цикла проекта, следить за тем, чтобы в списке необходимых работ не появились лишние, не относящиеся к желаемому результату проекта. Или какие-то побочные, относящиеся уже к другому проекту.

Также стоит различать содержание проекта и содержание продукта: в первом случае, это работы, которые необходимо выполнить для получения желаемого результата (продукта, услуги), во втором случае – это функции и характеристики результата.

В процессе определения содержания появляется детальный документ, в котором отражены цели и задачи проектных работ.

Не стоит так же забывать, что для достижения одного результата могут быть использованы различные альтернативные методы, таким образом, следует рассматривать вопрос шире, со всех сторон, чтобы не упустить более выгодные возможности.

После того, как разработан и утвержден устав проекта, собраны и задокументированы требования, может быть составлено описание содержания проекта. Оно уже содержит больше информации о проекте, и оно более детально.

Качественно составленное описание содержания проекта важно еще и потому, что впоследствии будет являться основой для планов и решений. В то время как при плохо определенных целях могут возникнуть значительные риски.

Чем детальнее и однозначнее звучат пункты содержания проекта, тем проще потом определить, что проект завершен, то есть выполнены все требования и достигнуты все поставленные цели.

Но мы все понимаем, что в процессе жизненного цикла проекта появляется все больше и больше уточняющей информации, что необходимо учитывать при дополнении и детализации содержания проекта, при необходимости согласовывая с заинтересованными лицами.

проекта включает в себя:

Об описании содержания проекта, критериях приемки результата и границах проекта поговорим ниже.

Описание содержания проекта

В описание проекта входит достаточно высокоуровневое описание того, какие результаты должны быть получены.

По большому счету, это следующий уровень детализации того содержания, которые было приведено в уставе проекта. Важно включить сюда то, что требуется сделать или произвести для получения результата.

Например, если вы внедряете новую информационную систему, в содержание проекта будет входить:

  1. Сама система (тут же приводится список ее компонентов).
  2. Права в системе, настроенные в соответствии с утвержденным бизнес-процессом.
  3. Техническое обеспечение системы (сервера, подключение на машины пользователей).
  4. Комплект документации (тут перечень) для поддержки и развития решения.
  5. Обученные пользователи.
  6. Обученные специалисты службы поддержки, которые все это добро будут поддерживать.
  7. Обновленные нормативные документы компании (например, процедура по работе с дебиторами).

Критерии приемки результата проекта

По каждому из элементов содержания проекта, приведенному выше, указывается, как заказчик и мы сами поймем, что результат действительно соответствует ожиданиям? Это обычно самая сложная часть описания содержания проекта, т.к. степень неопределенности еще слишком высока, а договариваться нужно уже тут, на берегу,пока работы не начались.

Настоящее искусство – это сформулировать критерии так, чтобы они были действительно удобны в использовании и не вызывали разночтения.

Например, для элемента “Обученные пользователи” (подкатегория “Обученные бухгалтера по работе с дебиторами”) критерием приемки может быть “Бухгалтер может выполнить следующие операции: ввод акта сверки, согласование счета и т.д. самостоятельно не более чем за 1 минуту”.

Границы проекта

Помимо того, что команда проекта будет делать в ходе его реализации, очень важно определить, чего она делать не будет.

https://www.youtube.com/watch?v=xM9G20o4llo\u0026list=PLceIIEa–FBKRVsfgEb4QH9QZDPJ5ePC1

На рисунке ниже схематично изображено определение границ проекта.

Определение границ проекта

В ходе описания границ проекта определяются и документируются все моменты, которые могут подразумеваться как часть проекта, но таковой не являются (опять же, в идеально случае вы просто детализируете то, что ранее написали в уставе проекта).

Продолжая приведенный выше пример, в содержание проекта входит обучение пользователей, но не входят командировки проектной команды для обучения бухгалтеров в регионах или организация командировок этих бухгалтеров для обучения в Москве (об этом заказчику придется позаботиться самостоятельно).

Управление содержанием целесообразно еще и потому, что позволяет контролировать объем усилий и средств, направленных на получение результата. Что, если на выполнение проекта потрачено огромное количество ресурсов, усилий, времени – а результат, мягко говоря, того не стоит?

Хорошо написанное содержание проекта – одна из основополагающих успеха проекта и отличный инструмент коммуникации, который руководитель проекта должен уметь использовать во благо этого проекта.

На кофе и новые материалы для читателей блога 🙂

Источник: https://upravlenie-proektami.ru/upravlenie-soderzhaniem-proekta-granitcy-i-dopushcheniia-proekta

Управление интеграцией проекта. Управление содержанием проекта

Граница проекта

Устав проекта (Project Charter) является официальной авторизацией проекта и разрабатывается Руководителем проекта с привлечением членов команды управления проектом со стороны Исполнителя. Устав проекта согласовывается с командой управления проектом со стороны Заказчика и утверждается Спонсорами проекта как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика.

Процесс разработки Устава проекта относится к группе процессов Инициация и осуществляется в фазе (на этапе) проекта внедрения ИС, которая имеет свое специфическое название в каждой методологии внедрения ИС, например, “Предварительное определение проекта”, “Определение проекта” – методология внедрения продуктов Microsoft, “Концепция” – методология внедрения ASUP.

Исходными документами для разработки Устава проекта внедрения ИС являются контракт и результаты предпроектного обследования, определяющие содержание работ по проекту. Результаты предпроектного обследования оформляются в виде отчета, включая описание бизнес-процессов верхнего уровня.

Устав проекта содержит следующую информацию:

1. Название проекта.

2. Бизнес-цели компании или причины возникновения проекта.

Формулировка причины фактически дает ответ на вопрос ” Зачем выполняется данный проект?”.

Бизнес-цели компании обязательно учитывают стратегию развития компании, включая стратегию развития информационных технологий, на которую ориентирован проект, – например, увеличение капитализации Холдинга и привлечение инвесторов.

3. Цели проекта.

Цели проекта определяют, что должно быть выполнено, и описывают конечный результат проекта. В Уставе проекта приводится цель проекта как результат, ожидаемый Заказчиком и полезный для него. Цель формулируется совместно Заказчиком и Исполнителем.

При формулировании цели руководитель проекта должен контролировать ее соответствие контракту, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.

Формулировка целей должна соответствовать следующим критериям ( SMART- Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound ):

  • Конкретные (Specific) – позволяющие сформировать расписание проекта;
  • Измеримые (Measurable) – позволяющие качественно (или количественно) оценить, что результат получен;
  • Достижимые (Achievable) – принципиально реализуемые Исполнителем в рамках проекта, с учетом декларируемой помощи со стороны Заказчика;
  • Приносящие результат (Relevant) – соответствуют ожидаемой Заказчиком пользе;
  • Ограниченные во времени (Time-bound) – реализуемые в ожидаемые Заказчиком временные рамки проекта.

Результаты проекта должны соотноситься со спецификацией контракта, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.

https://www.youtube.com/watch?v=7wqEsSDm8hY\u0026list=PLceIIEa–FBKRVsfgEb4QH9QZDPJ5ePC1

Примеры формулировок целей:

  • Проектирование единых унифицированных бизнес-процессов в Головной компании и дочерних компаниях холдинга.
  • Разработка единого унифицированного ERP-решения, которое предназначено для внедрения в Холдинге, состоящем из Головной компании и 10 дочерних компаний.
  • Разработка инструментальных средств развертывания/тиражирования полученного решения во всех дочерних компаниях Холдинга.

4. Границы проекта.

Границы проекта определяют в целом то, что включается в проект. Необходимо явно указывать, что не включается в проект (таблица 4.2), чтобы исключить ситуацию, когда участник проекта ошибочно считает некоторый продукт, услугу или результат входящими в проект.

Определяется, какие подразделения (включая юридических лиц) должны участвовать в проекте – кто будет использовать и поддерживать ИС, от кого зависит выработка основных решений по требованиям к ИС. Организационные границы определяют максимальные границы обследования и область рождения требований к ИС.

Указываются бизнес-направления, бизнес-процессы, которые будут покрываться ИС. Данным пунктом определяются модули ERP-систем.

Указываются территориально удаленные объекты, подлежащие автоматизации.

Таблица 4.2. Пример границ проекта

Раздел функциональностиПроцессы, не подлежащие реализации
Организационный менеджментФормирование фонда заработной платы по специфичным методикам.Система оповещения по функциям Управления персоналом в целом.Ведение аттестации рабочих мест, вредных условий труда
Администрирование персоналаВедение параллельных данных на английском языке
Учет рабочего времениФактический учет рабочего времени (будет использоваться негативный учет).Учет рабочего времени по заказам/объектам.Учет работы во вредных условиях
Расчет зарплатыСдельная система оплаты труда

5. проекта (задачи проекта).

проекта отвечает на вопрос “Какую конкретную работу нужно выполнить для достижения поставленных целей?” или “Какие задачи необходимо решить для достижения поставленных целей?”. может быть получено от Заказчика в качестве составляющей тендерной документации.

Пример описания содержания (задач) проекта

Автоматизация бизнес-процессов:

  • Управление основными средствами.
  • Учет затрат.
  • Управление персоналом.

Требования к бизнес-процессам должны включать:

  • Требования законодательства РФ в области бухгалтерского, налогового и статистического учета и отчетности.
  • Требования международных стандартов финансового учета и отчетности.
  • Требования управленческого учета Головной компании Холдинга.
  • Требования внутренней отчетности (внутреннего аудита).
  • Требования ТК РФ, отраслевой отчетности, отчетности Головной компании Холдинга.

Источник: https://www.intuit.ru/studies/courses/2196/267/lecture/6800?page=3

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.